Wat hebben jullie precies gedaan voor het Sportpark?

Suzanne: “De vraag was om overzicht te creëren over de informatie uit het stedenbouwkundig plan voor het Sportpark.” Bart: “Hoe krijgen we een plan van 200 pagina’s aan proza overzichtelijk en beheersbaar? Wat staat hier nu eigenlijk? En hoe houden we grip op wat we nu echt gaan dóén? Om antwoord te geven op die vragen hebben we de principes van Systems Engineering (SE) toegepast: we hebben de benodigde functies, objecten en beschreven eisen uit het stuk gehaald, daar een logische structuur aan gegeven en alle relevante informatie in een database gezet. Dat is natuurlijk nog maar het begin. Nu komt een nieuwe fase, waarin het projectteam de volgende stappen in SE gaat zetten. Deze opdracht ging alleen over structuur en overzicht aanbrengen in dat plan.”

Wat zijn jullie rollen geweest binnen dit project? 

“Ik was de contactpersoon en projectleider voor gemeente Hilversum vanuit Dutch Boosting Group”, vertelt Suzanne. “Samen met onze collega’s Sigrid en Femke (Verhoeff) heb ik die structuur aangebracht. Maar ik had nog niet zoveel ervaring met SE, haha! Daarom was Bart er om voor ons uit te stippelen hoe we het konden aanpakken.” “Mijn rol was inderdaad vooral om het team van startende SE’ers de goede richting op te wijzen en om feedback te geven op wat zij deden”, vertelt Bart. “Dat ging uitzonderlijk goed! Ik ben daar maar twee keer geweest tijdens dit project: aan het begin, om een presentatie te geven over wat SE is en wat we zouden gaan doen, en aan het eind van het project weer. Ik was coach op afstand. Ik zie het ook als mijn rol binnen Dutch Boosting Group om starters te begeleiden. Dat is niet alleen heel erg leuk, maar ook een strategische afweging: het is belangrijk voor de ontwikkeling van ons als organisatie.”

“En het mooie was: de samenwerking tussen Suzanne en onze contactpersoon bij gemeente Hilversum verliep meteen goed.” “Ja!” zegt Suzanne. “Sterker nog: bij gemeente Hilversum zeiden ze tegen mij dat jij als expert niet zo goed aansloot bij hun organisatie haha! Dat je juist met te veel algemene en theoretische kennis kwam.” Bart: “Ja, haha! Maar ik vond wel dat we de basis van SE even goed neer moesten zetten. En dat vind ik nog steeds.” Suzanne: “Misschien hielp het zelfs dat ik de rol van SE binnen dit project nog vrij abstract vond. Daardoor kon ik me goed voorstellen dat de gemeente de rol en invloed van SE binnen dit project bij de start ook nog lastig kon inschatten. Ik was trouwens wel volledig overtuigd van SE hoor! SE als methode bewees zich binnen dit project ook al heel snel.”

Wat hebben jullie geleerd van dit project?

Suzanne: “Heel veel! Ik ben echt in het diepe gegooid. Inhoudelijk heb ik enorm veel geleerd over SE. Hoe werkt het nu in de praktijk? Een moment dat ik heel spannend vond, was helemaal aan het begin van het traject, toen we net de offerte akkoord hadden. Toen was ik daar en kreeg ik ineens de vraag of ik over een half uur een presentatie kon geven over wat we gingen doen. Daar zat ik dan, in mijn eentje. Maar ik heb het wél gedaan.” Bart: “Toen ben je inderdaad wel écht in het diepe gegooid. Ik vind het mooi om te zien hoe dat is gegaan. Je hebt het heel goed opgepakt. En het is een goeie leerschool dat je het maar even moet uitzoeken. Ik ben zelf ook op dat punt geweest in mijn carrière, en daar leer je het meest van. Al is het lang niet altijd gemakkelijk geweest voor je.” Suzanne: “Nee, maar meestal belde ik jou dan, en dan kreeg ik wel weer vertrouwen.” Bart: “Je had best wat vaker mogen bellen!”

“Eén moment kan ik me ook goed herinneren”, vervolgt Suzanne. “Toen zei mijn contactpersoon van gemeente Hilversum ineens dat ze op mijn LinkedIn-pagina had zitten scrollen en er toen achter was gekomen dat ik nog niet zo heel lang bij Dutch Boosting Group werkte. Ik dacht echt: nu val ik door de mand, haha!” Bart: “Maar zij vond dat helemaal niet erg volgens mij.” “Nee, klopt! Zij vond het juist leuk om met een jong iemand te werken die zich nog aan het ontwikkelen was.”

En jij Bart, wat heb jij geleerd?

“Dat er blijkbaar niet één recept is om opdrachtgevers goed van dienst te zijn. In dit geval wilde de opdrachtgever meer een ‘Suzanne-aanpak’. Daarmee bedoel ik een aanpak die echt inspeelt op de klantbehoefte. Ik wilde het bijvoorbeeld vaak te secuur doen, maar dat was lang niet altijd hun behoefte. Suzanne had wat dat betreft veel meer een klik met de opdrachtgever en zij voelde ook beter aan wat er nodig was. Dat betekent overigens niet dat ik me daar altijd bij neergelegd heb. Ik vind namelijk dat wij ook proactief moeten zijn, zorgvuldig moeten blijven en af en toe ongevraagd advies moeten geven. En daar moeten we dan ook de lead in durven pakken. We moeten een balans zien te vinden tussen meegaan met de klantbehoefte en ongevraagd advies geven. Onze toegevoegde waarde als consultancybureau is dat we ook kritisch blijven.”

“Daarnaast heb ik er ook op een ander vlak iets van geleerd: dat ik soms nog meer mag of moet inchecken bij onze collega’s. Het feit dat Suzanne niet zo snel aan de bel trok, betekende niet dat ik dan kon denken: het is wel goed. Daar ben ik nog iets te gemakzuchtig in geweest misschien. Terwijl soms een keer extra bellen helpt om stress weg te nemen.”

Wat was er leuk aan dit project en in het bijzonder aan jullie samenwerking? 

“Ik vind dit supergaaf!” zegt Bart. “Want je ziet dat dit wérkt! Dat we door een samenwerking tussen een starter en een senior meer opdrachten kunnen aannemen, met als geweldige bijkomstigheid dat mensen zich enorm snel ontwikkelen. Natuurlijk gaat het soms mis, en dan moet er meer effort in, maar in dit geval gaat het dus goed en snijdt het mes aan twee kanten. Het is super om te zien hoe snel Suzanne dit heeft opgepakt. Ze komt eigenlijk pas net kijken, en vervolgens staat ze voor een groep een presentatie te geven waarvan je denkt: dit klopt allemaal. De stress die dit oplevert, zou je kunnen zien als een soort spierpijn: het is even doorbijten, maar zo groeien je spieren wel… Als organisatie groeien we ook heel snel op deze manier. Terwijl: als ik op de voorgrond ga vertellen hoe alles moet, dan leer jij daar niks van…” Suzanne: “Nu moest ik het gewoon dóén en dacht ik: hé dat lukt gewoon! Dat was uiteindelijk vooral heel erg leuk!”