“Omdat we een zelfsturende organisatie zijn, is het extra belangrijk dat het jaarplan van iedereen is, en dat alle collega’s zich erin kunnen vinden. Iedereen wie wil kan een stem hebben. Ook hebben we van tevoren gevraagd welke mensen het leuk vinden om actief mee te werken aan het jaarplan.”

Het proces begint met een vragenlijst voor alle collega’s. Hiermee wordt input opgehaald voor onze SWOT-analyse.

Roelinca: “Deze SWOT-analyse is de input voor het jaarplan in OGSM (objective, goals, strategies en measures). Dit plan wordt uitgewerkt op één A4, wat ons dwingt om keuzes te maken en beknopt te zijn.”

De SWOT-analyse is de basis voor een sessie met verschillende rolhouders, denk hierbij aan afgevaardigden van onze verschillende kennishubs, maar ook interne rolhouders zoals HR, Marketing-Communicatie, Financiën en Kwaliteit.

“In deze sessie, begeleid door iemand van ChangeKitchen, komen we tot het raamwerk voor ons jaarplan. Hierin staat wat onze doelen zijn, wat onze strategieën zijn om die te realiseren en waar we de focus op gaan leggen. Parallel aan dit proces worden de budgetten besproken. Iedereen die vanuit zijn rol kosten gaat maken, heeft een voorstel gedaan voor een budget. Dat hebben we samengevoegd tot één begroting en gekeken waar er eventueel overlap zit. Hier komt vervolgens de finale begroting uit.”

Hierna wordt het raamwerk met alle collega’s gedeeld en worden hun reacties, vragen, opmerkingen en aanvullingen opgehaald. Op basis van deze vragen en opmerkingen kijken we waar we ons plan nog kunnen aanscherpen.

“Het op deze manier opstellen van een jaarplan kost misschien wat meer tijd, maar daarmee wordt het plan van iedereen. Extra belangrijk binnen een zelfsturende organisatie, want vanuit deze basis zal iedereen komend jaar zijn besluiten nemen. Alle collega’s weten nu de focus voor volgend jaar, en alle neuzen staan gelijk dezelfde kant op!”